e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve işletmelere elektronik ortamda fatura kesilmesini sağlayan dijital fatura türüdür. Kâğıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kurallara göre düzenlenmektedir.
Bir diğer tanımla; teknik özellikleri ve standartları Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığınca belirlenmiş olan e-arşiv fatura, elektronik fatura uygulaması kapsamı dışında kalan kurum ve kişi arasındaki kağıt fatura işlemlerinin ve bu işlemlerin saklanmasının dijital ortama taşındığı fatura türüdür.
Bu rehberde, e-Arşiv faturaya dair tüm başlıkları güncel mevzuat açısından ele alacağız:
-
e-Arşiv fatura nedir?
-
Kimler e-Arşiv fatura kesmek zorundadır?
-
2026 tutar limitleri nelerdir?
-
GİB Portal üzerinden nasıl kesilir?
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv fatura; bilgilerin elektronik ortamda üretilmesini ve saklanmasını sağlayan sistemdir. Bu yöntem, kağıt fatura ile aynı yasal geçerliliği taşır. Ancak basım, arşivleme ve manuel işlem gibi operasyonel yükleri tamamen ortadan kaldırır.
Kimler e-Arşiv Fatura Kesmek Zorundadır?
Özellikle Ocak 2026 itibarıyla e-belge kapsamı ciddi oranda genişledi. Bu nedenle iş hacmi fark etmeksizin şu gruplar sürecin içindedir:
-
Cirosundan bağımsız olan tüm şahıs şirketleri
-
Fatura kesen freelance çalışanlar ve serbest meslek sahipleri
-
Mahalle esnafından küçük butiklere kadar tüm mikro işletmeler
-
Dijital kanallar üzerinden satış yapan e-ticaret girişimleri
2026 Tutar Limiti
Geçmiş dönemlerde devlet, vergi usul kanunu genel tebliği ile belirli limitler uyguluyordu. Örneğin eski uygulamada, vergi mükellefi olmayanlara kesilen faturaların 5000 ve 30000 e arşiv sınırlarını aşması kritikti. Çünkü nihai tüketici faturalarının 30.000 tl yi aşması halinde sistem, satıcıların e arşiv fatura olarak belge kesmesini şart koşuyordu.
Benzer şekilde, aynı gün aynı kişiye kesilen faturaların 5.000 tl yi vergi mükelleflerine düzenlenenler limitini geçmesi de bu portalı zorunlu kılıyordu. Kısacası eski usul kanunu genel tebliği kuralları, tl yi aşan faturalar için farklı sınırlar içeriyordu. Devlet, bu kuralları vergi mükelleflerine düzenlenenler açısından ayrı takip ediyordu.
Oysa Ocak 2026 itibarıyla bu tutar bazlı sınırların tamamı kalktı. Artık alıcının durumuna bakılmaksızın tüm faturalar dijital ortamda oluşuyor. Bu yeni düzenleme, işletmenin mali durumunu net bir şekilde izlemeyi kolaylaştırıyor. Sonuç olarak tüm firmalar, e arşiv fatura uygulamalarına doğrudan dahil oluyor.
Alıcıya Nasıl Gönderilir?
İşletmeler e-Arşiv faturaları e-posta veya PDF çıktısı ile alıcıya iletebilir. Elbette müşteriye kağıt çıktı vermek de mümkündür. Fakat esas kayıt, her zaman elektronik ortamda saklanan belgedir.
Özellikle bu sistemde düzenlenecek faturalarda resmi formatlara uymak şarttır. Çünkü gönderilen faturaların e arşiv fatura standartlarında olması yasal bir zorunluluktur.
GİB Portal Üzerinden e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
Sistemden yararlanmak için öncelikle gib e arşiv ekranını kullanabilirsiniz. Bu doğrultuda e-Arşiv Fatura Portal sayfasından herhangi imza gerekmeden kullanıcı adı ve şifreniz ile giriş yapabilirsiniz. Üstelik bu yöntem, satıcılara süreç boyunca çok büyük bir hız kazandırır.
Sisteme giriş yaptıktan sonra ekranın sol üst köşesinde yer alan “Modül Seç” bölümünden “e-Arşiv Portal” modülünü seçin.
Sistemi ilk kez kullanan mükelleflerin öncelikle ekranın sol tarafında yer alan işlemler menüsü altında “Kullanıcı İşlemleri“ kutucuğunu seçmesi gerekir. Daha sonra kullanıcı bilgilerine giriş yapması ve firmaya ait eksik bilgileri girmesi gerekmektedir.
Ekranın sol tarafında yer alan işlemler menüsü altında “Belge İşlemleri“ seçeneğini tıklayın. Daha sonra altında açılan “5000/30.000TL Fatura Oluştur“ seçeneğine tıklayarak açılan ekrandan oluşturabilirsiniz.
- Burada “Fatura Bilgilerini“ ve “Alıcı Bilgilerini“ doldurunuz.
- Daha sonra burada “Satır Ekle“ seçeneğine tıklayarak mal veya hizmete ait açıklama, miktar, birim, fiyat gibi bilgilerini giriniz. Kontrol sağladıktan sonra aşağıda bulunan “Oluştur“ butonuna tıklayın.
Faturanız taslak olarak oluştu!
Ekranın sol tarafında yer alan işlemler menüsü altında “5000/30.000TL Taslaklar“ seçeneğini tıklayın.
*** Oluşturduğunuz taslak faturayı seçin, seçimden sonra faturanızı imzalamadan önce kontrol amaçlı yukarıdaki menüden “Görüntüle“ diyerek kontrol edin.
Oluşturduğunuz taslak faturayı seçin ve yukarıda “GİB İmza“ butonuna tıklayın.
Butona tıkladığınızda iki adımlı bir onay penceresi açılıcaktır. Birinci adımda ekranda cep telefonu bilgileriniz yer alır. “Şifre Gönder” butonuna tıkladığınızda 2. adım açılacaktır.
Son olarak cep telefonunuza gelen şifreyi ilgili alana girerek “Onayla” butonuna tıkladığınızda faturanız imzalanacaktır.
GİB Portal üzerinden imza adımı tamamlanan e-Arşiv faturalar üzerinde sonradan düzenleme yapılamaz. Ancak belirlenen süre ve koşullar dâhilinde faturanın iptal edilmesi mümkündür.
GİB ve Arşiv faturalar hakkında güncel bilgileri Vomsis Blog‘da yine sizlerle paylaşıyor olacağız.
Sıkça Sorulan Sorular
Kimler e-Arşiv Fatura Kesmek Zorundadır?
Özellikle iş hacmi veya sektör fark etmeksizin, e-belge kapsamına giren mükellefler bu süreçle yükümlüdür. Bu nedenle satıcılar, işlemlerini doğrudan dijital ortamda gerçekleştirir.
e-Arşiv Fatura için 2026 tutar limiti ne kadar?
Aslında 2026 itibarıyla tutar bazlı sınırlar büyük ölçüde kalktı. Oysa eski sistemde faturaların **yi vergi mükelleflerine düzenlenenler** veya nihai tüketiciler açısından farklı limitleri vardı. Örneğin geçmiş dönemde fatura tutarının belirli bir **tl yi vergi mükelleflerine** kesilen işlemlerde aşması, satıcıları doğrudan sisteme yönlendiriyordu. Ancak artık bu sınırlar geçerli değildir.
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Fark Nedir?
Temel fark, tarafların sistem kayıt durumudur. Örneğin e-Fatura, satıcı ve alıcının sisteme kayıtlı olduğu durumlarda çalışır. Bu sayede sistemler arası doğrudan iletim sağlar. Oysa e-Arşiv fatura, e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara gider. Üstelik satıcılar bu belgeleri e-posta veya çıktı yoluyla müşteriye ulaştırır.
Tam e-Fatura Mükellefiyeti nedir?
Tam e-Fatura mükellefiyeti, işletmelerin zorunlu olarak e-Fatura sistemine geçişini ifade eder. Bu kapsamda olan işletmeler, kağıt fatura yerine yalnızca e-Fatura keser. Sonuç olarak firmalar, **e arşiv fatura uygulamalarına dahil** süreçlerini tamamlayarak tüm operasyonlarını dijital ortama taşır.
