Mutabakat Nedir ve Nasıl Yapılır?

Mutabakat Ne Demek?

Kelime anlamı olarak mutabakat anlaşma demektir. Muhasebe alanında sıkça karşımıza çıkan anlamı ise karşılıklı teyittir. Tutulan muhasebe kayıtlarının karşılıklı teyit edilmesi muhasebe alanında mutabakat yapılması demektir. Bu anlamda olarak daha çok ön muhasebe alanında borç ve tahsilatların eşitlenmesi için kullanılmaktadır.

Türk Ticaret Kanunu’nda yer alan maddeye göre her firma belirli dönemlerde mutabakata dair hazırlıklarını yapmak zorundadır. Buna göre belirli dönemler içerisinde her firma alacak ve borç bilgilerini listelemiş olur. Taraflar bu listeleri karşılaştırıp aralarında bir eşitleme sağlamalıdır. Eğer bir uyuşmazlık söz konusu ise bununla ilgili geri bildirimde bulunmaları gerekmektedir. Geri bildirimde bulunulmadığı takdirde tutarları kabul ettiklerini yani “mutabık” olduklarını kabul etmiş olurlar. 

Mutabık Ne Demek?

Mutabık, taraflar arasındaki hesap, tutar veya bilgi üzerinde anlaşma sağlandığını, herhangi bir itiraz veya uyuşmazlık bulunmadığını ifade eden bir terimdir. Bir firma, kendisine iletilen cari hesap ekstresi veya bakiye bilgisini inceleyip herhangi bir hata ya da farklılık tespit etmediğinde, karşı tarafa “mutabıkız” şeklinde bildirimde bulunur. Bu bildirim, iki tarafın kayıtlarının birbiriyle uyumlu olduğunu ve hesapların kapatıldığını gösterir.

Türk Ticaret Kanunu kapsamında, bir firmaya gönderilen mutabakat bildirimine belirlenen süre içinde itiraz edilmemesi durumunda, taraf bu tutarları kabul etmiş yani “mutabık” olmuş sayılır. Bir eşitsizlik olduğu noktada itirazlar ilgili belgelerinin teslim alındığı süre itibariyle 1 ay içerisinde bildirilmelidir. Bu geri bildirim, noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla ya da güvenli elektronik imza içeren yazıyla yapılmalıdır.

Kısacası her iki tarafı korumak amacıyla mutabakat işlemlerinin aşamaları ve kuralları kanun ile belirlenmiştir diyebiliriz. Bu aşamalara istinaden taraflar aralarında bir anlaşma sağlamış olurlar. 

Mutabakat Çeşitleri

Mutabakat türleri; Cari mutabakat ve BA/BS mutabakatı olmak üzere iki farklı mutabakat çeşidi vardır. Bunun yanında firmaların kendi aralarında yaptıkları farklı uzlaşma sistemleri de bulunmaktadır. Teknolojinin artan etkisiyle birlikte e-mutabakat da son zamanlarda kullanılan mutabakat yöntemleri arasında görülmektedir. 

Cari Mutabakat Nedir?

Cari mutabakatlar firmalar arasında alacak ve borçların eşitlenmesi için kullanılan mutabakat sistemidir. Buradaki amaç firmaların birbirlerine olan alacak/vereceklerinin eşitlenmesidir. Bu işlem, taraf işletmelerin muhasebe defterlerindeki alacak ve borç kayıtlarını karşılaştırmasıyla yapılmaktadır. Karşılaştırma işlemi sonucunda işletmeler tutarlılık konusunda anlaşırlarsa mutabakat işlemi tamamlanmış olur. Yani işletmeler arasında alacak ya da verecek yok demektir. Cari mutabakat işlemi genellikle her yıl sonunda yapılmaktadır. Her muhasebesel işlemin üzerinden bir bir geçildiği için oldukça kapsamlı bir işlemdir. 

BA/BS Mutabakatı

BA/BS mutabakatı, firmaların kendi muhasebe kayıtları ile ticaret yaptıkları diğer firmaların kayıtlarının uyumlu olup olmadığının kontrol edildiği bir süreçtir. BA formu bir aydaki mal/hizmet alımlarını, BS formu ise satışlarını gösterir. Bu formlar Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilir ve sistem üzerinden karşılıklı kontrol edilir.

Bir firma diğerinden 5.000 TL ve üzeri mal veya hizmet aldığında ya da sattığında, bu işlemi BA/BS formlarıyla bildirmek zorundadır. Bildirimde ayrıca şu belgeler de yer almalıdır:

• Gider pusulaları
• 5.000 TL ve üzeri mal veya hizmet faturaları
• Kur farkı kaynaklı faturalar
• Serbest meslek makbuzları
• İade faturaları

Bildirimde tespit edilen bir hatanın, ilgili formun son verilme tarihinden itibaren 10 gün içinde düzeltilmesi gerekir. Bu süre içinde yapılan düzeltmelerde ceza uygulanmaz; 10 günü aşan düzeltmelerde ise özel usulsüzlük cezası söz konusu olabilir.

Cari hesap mutabakatından farkı; Cari hesap mutabakatı işletmeler arasındaki bakiye/alacak-borç tutarlarının uygunluğunu hedeflerken, BA/BS mutabakatı düzenlenen faturaların sayı ve tutar bazında devlete bildirilen kayıtlarla örtüşmesini sağlar.

Banka Mutabakatı

Banka mutabakatı, işletmenin kendi muhasebe kayıtlarındaki banka hareketleri ile bankanın gönderdiği ekstre ve hesap dökümlerinin karşılaştırılarak doğruluğunun teyit edilmesi sürecidir. Amaç, iki kayıt arasında fark olup olmadığını tespit etmek ve varsa nedenini ortaya çıkarmaktır.

Düzenli yapılmayan banka mutabakatı; gözden kaçan tahsilatlar, mükerrer kayıtlar veya yanlış girilen tutarlar gibi hataların uzun süre fark edilmemesine yol açabilir. Özellikle birden fazla banka hesabı olan işletmelerde, her bankadan ayrı ayrı ekstre indirip muhasebe kayıtlarıyla tek tek karşılaştırmak hem zaman alır hem de hata riskini artırır.

Vomsis akıllı banka asistanı, tüm banka hesaplarınızı tek ekranda birleştirerek bu süreci kolaylaştırır. Hesap hareketlerinizi anlık olarak görüntüleyebilir, geçmiş işlemler arasında arama yapabilir ve istediğiniz tarih aralığındaki ekstreleri tek formatta indirebilirsiniz. Bu sayede banka mutabakatı için harcadığınız zamanı önemli ölçüde azaltabilirsiniz.

Stok Mutabakatı

Stok mutabakatı, işletmenin muhasebe ve envanter kayıtlarındaki stok miktarları ile depodaki fiziksel stokların karşılaştırılması sürecidir. Bu kontrol, kayıtlarda yer alan ürün miktarlarının gerçek durumla örtüşüp örtüşmediğini ortaya koyar.

Stok Mutabakatı Nasıl Yapılır?

Stok mutabakatı süreci genel olarak dört aşamadan oluşur:

İlk olarak fiziksel sayım yapılır; depodaki ürünler belirli periyotlarla (aylık, üç aylık veya yıllık) tek tek sayılarak gerçek stok miktarı belirlenir. Ardından bu sayım sonuçları, muhasebe ve stok takip sistemlerindeki kayıtlarla karşılaştırılır.

Karşılaştırma sonucunda bir fark tespit edilirse, fark analizi aşamasına geçilir. Bu aşamada farkın kaynağı araştırılır; kayıt hatası, ürün kaybı, hasar veya çalınma gibi nedenler değerlendirilir. Son olarak düzeltme ve raporlama adımıyla süreç tamamlanır: tespit edilen farklara göre kayıtlar güncellenir ve mutabakat sonuçları raporlanarak ilgili birimlerle paylaşılır.

Stok mutabakatının düzenli yapılması, stok devir hızı ve maliyet hesaplamalarının doğru yapılmasına, satış ve üretim planlamasının daha sağlıklı kurulmasına katkı sağlar.

Dijital Stok Mutabakatı

Geleneksel yöntemlerde stok mutabakatı, sayım sonuçlarının elle kaydedilip Excel tabloları üzerinden muhasebe kayıtlarıyla tek tek karşılaştırılmasıyla yapılır. Bu yöntem hem zaman alıcıdır hem de manuel veri girişinden kaynaklanan hata riskini beraberinde getirir.

Dijital araçlar ve entegre yazılımlar kullanıldığında ise stok hareketleri ile muhasebe kayıtları otomatik olarak senkronize edilebilir, farklar sistem tarafından anlık olarak tespit edilebilir. Bu sayede mutabakat süreci daha kısa sürede, daha az hatayla ve daha düzenli aralıklarla gerçekleştirilebilir.

E-Mutabakat Nedir?

E-mutabakat, firmalar arasındaki cari hesap mutabakatlarının kağıt ortamında değil, dijital platformlar üzerinden gerçekleştirilmesidir. Geleneksel yöntemde mutabakat mektupları posta veya kargo yoluyla gönderilirken, e-mutabakatta bu süreç elektronik ortamda, genellikle bir yazılım veya platform üzerinden yürütülür.

Süreç temel olarak şöyle işler: bir firma, cari hesap bakiyesini sistem üzerinden karşı tarafa iletir. Karşı taraf bu bilgiyi kendi kayıtlarıyla karşılaştırır ve “mutabıkım” veya “mutabık değilim” şeklinde dijital ortamda yanıt verir. Uyuşmazlık varsa ilgili tutarlar belirtilerek geri bildirim yapılır.

E-mutabakatın sağladığı başlıca avantajlar şunlardır:

• Mektupların hazırlanıp gönderilmesini beklemeye gerek kalmaz, mutabakat talepleri anında iletilir. Hız kazandırır.
• Hangi firmaya ne zaman bildirim gönderildiği, yanıt verilip verilmediği sistem üzerinden kolayca izlenebilir.
• Kağıt, posta ve arşivleme maliyetleri ve bununla olan uğraş ortadan kalkar.
• Güvenli elektronik imza veya KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile yapılan e-mutabakatlar, ıslak imzalı belgeler kadar hukuki delil niteliği taşır.

Özellikle çok sayıda cari hesabı olan işletmeler için e-mutabakat, dönem sonu mutabakat sürecini önemli ölçüde hızlandıran ve takip edilebilir hale getiren bir çözümdür.

mutabakat ne zaman yapılır?

Mutabakat işlemi genellikle ay sonlarında, çeyrek dönemlerde veya yıl sonlarında gerçekleştirilir. İşletmeler, belirli bir döneme ait alacak, borç ve bakiye kayıtlarının doğruluğunu kontrol etmek amacıyla düzenli olarak mutabakat yapar. Özellikle yüksek işlem hacmine sahip şirketlerde aylık mutabakat tercih edilirken, daha düşük işlem yoğunluğuna sahip işletmelerde bu süreç üç aylık veya yıllık periyotlarla yürütülebilir.

Bunun yanı sıra, denetim öncesinde, mali kapanış dönemlerinde veya taraflar arasında bakiye uyuşmazlığı şüphesi oluştuğunda da mutabakat yapılabilir. Düzenli olarak gerçekleştirilen mutabakat işlemleri, muhasebe kayıtlarının güncel ve doğru kalmasına yardımcı olurken olası hata ve anlaşmazlıkların erken tespit edilmesini sağlar.

Mutabakat Nasıl yapılır?

Mutabakat işlemlerinin gerçekleşebilmesi için belirlenen dönem sonlarında firmaların cari hesapları baz alınır. İlgili döneme ait hazırlanan belgelerin, karşılıklı teyidi için ıslak imzalı ya da dijital ortamda onaya sahip şekilde karşı tarafa iletilmesi söz konusudur. Belgelerin karşılaştırılmasının ardından eşitlik söz konusu ise mutabakat sağlanmış olur. Belgeler arasında bir tutarsızlık olduğu takdirde ilgili alanların düzeltilmesi ile anlaşma sağlanır. Günümüzde belgelerin iletilmesi konusunda daha çok Excel’de hazırlanan tablolar ile E-mail aracılığı ile haberleşme sağlanmaktadır. Son zamanlarda buna ek olarak geliştirilen farklı yazılımlar da kullanılmaktadır.

Muhasebe programları ile entegre bir şekilde çalışan bu yazılımlar ile süreç otomatikleştirilmiştir. Burada söz konusu olan elektronik mutabakatlar hukuki süreçlerde yardımcı delil olarak görülmektedir. Yani ıslak imzalı belgeler kadar ispatlı sayılmaktadır. Ancak sürecin akışında bir soruna yol açmaz. Bu anlamda bir sorun oluşmaması için her işlemin ıslak imzalı sayılmasını sağlayan KEP (kayıtlı elektronik posta) sistemi geliştirilmiştir. Bu sayede e-mutabakat işlemleri de hukuki süreçler açısından güvenilir olmuştur.  

Vomsis akıllı banka asistanı sayesinde muhasebesel süreçleriniz için gerekli olan raporlara tek ekranda ulaşırsınız. Banka hesap hareketleri ile hesaplarınızdaki bakiye ve hareket durumunu saniyeler içinde kontrol edebilirsiniz. İşlem arama özelliği ile tüm bankalarınız içerisinde zaman sınırı olmadan arama yapabilirsiniz. Tek bir ekranda hesap bakiyelerinizi toplam ve para birimi cinsinden görüntüleyebilirsiniz. İşlemleriniz için bilgi amaçlı dekont oluşturabilir, indirilebilir, çıktı alabilir veya mail olarak gönderebilirsiniz. Tüm banka hesaplarınızı istediğiniz tarih aralığında tek tip olarak indirip çıktı alabilirsiniz.  

Siz de Vomsis ile finansal süreçlerinizi hızlı ve kolay şekilde yürütmenin keyfine varın.